Vedtægter


Gældende vedtægter efter generalforsamling den 12. september 2020


§ 1     Foreningen er stiftet i Århus i 1946 af slægtsmedlemmer. Foreningens hjemsted er kassererens adresse.

 

§ 2     Foreningens formål er at virke for, at forbindelsen mellem slægtens forskellige grene vedligeholdes. Dette sker ved, at der afholdes 

           slægtsmøder med 2 års mellemrum. Medlemmerne af foreningen tilskyndes i egen interesse til at oplyse, hvis der sker ændringer og i

          øvrigt supplere med nyt af interesse.

 

Tillæg til § 2 i foreningens vedtægter:

          Foreningen eller bestyrelsen kan ikke stilles til ansvar for de informationer der indsendes som opdateringer eller rettelser. Oplysninger

          indsendt til foreningen er afgivet under ansvar i henhold til den til enhver tid gældende lovgivning af indsender.

 

§ 3     Foreningen er upolitisk. For at have stemmeret til generalforsamlinger, skal man være betalende medlem og fyldt 18 år.

          Kontingentet opkræves én gang årligt.

 

§ 4     Slægtsfester betales af deltagerne.

 

§ 5     De omkostninger, der er nødvendige til realisering af foreningens formål, fastsættes af den ordinære generalforsamling for 2 år ad gangen,              på grundlag af et af bestyrelsen fremlagt budget for de kommende 2 regnskabsår.

 

§ 6     Bestyrelsen består af 5 medlemmer, der vælges på den ordinære generalforsamling. 2 hhv. 3 medlemmer er på valg     

           hvert andet år. Det tilstræbes, at have så bred en slægtsrepræsentation fra slægtsfamilierne, som muligt. Der kan   

           dispenseres for samlever. Ved skilsmisse udtræder evt. fraflyttende ægtefælle af bestyrelsen. Bestyrelsenkonstituerer sig selv og genvalg

           kan finde sted. Er der flere kandidater skal der være skriftlig afstemning. Bestyrelsen fastsætter i øvrigt selv sin forretningsorden og fører               protokol over forhandlingerne og de af bestyrelsen trufne beslutninger.     

           Protokollen underskrives af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen kan til løsning af specielle     

           opgaver nedsætte udvalg, der kan bestå af foreningens medlemmer udenfor bestyrelsen, dog skal udvalgsformanden altid være et ordinært                 bestyrelsesmedlem.

 

§ 7     Evt. eksklusion af et bestyrelsesmedlem kan kun ske, hvis der er store samarbejdsvanskeligheder og der sker dispositioner af foreningens                 midler uden om bestyrelsen. Ekskludering skal vedtages på en generalforsamling. Et ekskluderet medlem kan ikke genvælges til estyrelsen.

 

§ 8     Bestyrelsesmøder afholdes så ofte, formanden finder det nødvendigt, eller når mindst 2 bestyrelsesmedlemmer forlanger det.

          Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 3 medlemmer er til stede. I tilfælde af stemmelighed bortfalder et fremsat forslag.

          Såfremt et medlem udtræder af bestyrelsen, skal denne snarest muligt konstituere sig med en suppleant. Suppleanter indtræder i bestyrelsen            i den rækkefølge, de er valgt. Konstitueringen er gældende indtil næste ordinære generalforsamling.

 

§ 9     Kassereren varetager foreningens indtægter og udbetalinger og har med fuldmagt fra bestyrelsen ret til at disponere over likvide midler via               netbank. Kassereren fører en, af bestyrelsen autoriseret kassebog eller benytter et PC-baseret regnskabsprogram, samt medlemsprotokol.               Den opdaterede medlemsprotokol skal være tilgængelig for bestyrelsen. Kassereren attesterer alle bilag. Foreningens formue skal henstå               på en konto i et anerkendt pengeinstitut og der kan kun hæves på denne ved underskrift af kassereren og formanden (eller i forbindelse med             underskrift af et af de øvrige bestyrelsesmedlemmer.) Foreningens regnskabsår er fra 1/1 – 31/12. Årsregnskab afleveres af kassereren til               den af generalforsamlingen valgte revisor inden den 31/1. Regnskabet skal foreligge fuldt færdigt og revideret senest 28/2. Den, på 

           generalforsamlingen valgte, revisor skal mindst 1 gang årligt uanmeldt foretage revision af foreningens regnskaber og konstatere

           tilstedeværelse af foreningens midler. Lån kan kun optages i forbindelse med udgivelse af ny slægtsbog og efter vedtagelse på en 

           generalforsamling.

 

§ 10  Generalforsamlingen er højeste myndighed for foreningen. Kun den kan ændre eller ophæve vedtægterne. Den ordinære generalforsamling              afholdes hvert andet år, anden weekend i september måned. Medlemmerne skal indkaldes ved skriftlig meddelelse med mindst 21 dages

          varsel. Generalforsamlingen ledes af en dirigent valgt af forsamlingen. Dirigenten må ikke være bestyrelsesmedlem eller revisor i

          foreningen. Indkaldelsen skal indeholde dagsorden samt meddelelse om hvilke emner, der yderligere vil være til behandling. På

          generalforsamlingen og ekstraordinære generalforsamlinger kan kun træffes afgørelser vedrørende emner, der er optaget i den udsendte     

          dagsorden.

 

§ 11    Ekstraordinære generalforsamlinger afholdes, når bestyrelsen skønner det nødvendigt, eller når mindst 1/3 af foreningens

           stemmeberettigede medlemmer fremsætter ønske herom. Indkaldelsen skal ske på samme måde som den ordinære generalforsamling,

          dog med 14 dags varsel og med angivelse af de til forhandling fremsatte emner.

 

§ 12    På den ordinære generalforsamling skal følgende punkter indgå i dagsordenen:

           1) Valg af dirigent og stemmetællere.

           2) Formandens ( bestyrelsens) beretning.

           3) Forelæggelse af de reviderede regnskaber til godkendelse.

           4) Fremlæggelse af budget og fastsættelse af kontingent for de kommende 2 år.

           5) Indkomne forslag.

           6) Valg af 2 eller 3 bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter.

           7) Valg af 1 revisor og 1 revisorsuppleant.

           8) Eventuelt.

 

           Der skal altid være 5 bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter og man sidder i 4 år. Forslag fra medlemmerne, der ønskes behandlet på den

           ordinære generalforsamling, skal skriftligt være modtaget af formanden senest 7 dage før generalforsamlingen.

 

§ 13    De på generalforsamlingen vedtagne beslutninger og drøftelser indføres i foreningens forhandlingsprotokol, der underskrives af dirigenten

            og de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer.

 

§ 14    Opløsning af foreningen kan kun ske ved at 2/3 af foreningens stemmeberettigede medlemmer stemmer for. Hvis ¾ af de fremmødte

            stemmer for opløsning af foreningen indkaldes der til ekstraordinær generalforsamling. Hvis 2/3 af oreningens medlemmer ikke er

            fremmødte, indkaldes der til ny ekstraordinær generalforsamling med dette ene punkt på dagsordenen, senest 3 måneder efter ordinær eller

            ekstraordinær generalforsamling. Denne seneste ekstraordinære generalforsamling kan endeligt opløse foreningen hvis ¾ af de fremmødte

            stemmer for. I tilfælde af foreningens opløsning tilfalder foreningens nettoformue Hjortshøj Egnsarkiv (Evt. gæld fordeles blandt   

            slægtsforeningens medlemmer.)

 

§ 15    Foreningens til enhver tid gældende vedtægter skal godkendes af medlemmerne på en ordinær generalforsamling.