Gældende vedtægter efter generalforsamling den 12. september 2020

§ 1     Foreningen er stiftet i Århus i 1946 af slægtsmedlemmer. Foreningens hjemsted er kassererens adresse.

§ 2     Foreningens formål er at virke for, at forbindelsen mellem slægtens forskellige grene vedligeholdes. Dette sker

           ved, at der afholdes slægtsmøder med 2 års mellemrum. Medlemmerne af foreningen tilskyndes i egen interesse til                 at oplyse, hvis der sker ændringer og i øvrigt supplere med nyt af interesse.

           Tillæg til § 2 i foreningens vedtægter: Foreningen eller bestyrelsen kan ikke stilles til ansvar for de informationer

           der indsendes som opdateringer eller rettelser. Oplysninger indsendt til foreningen er afgivet under ansvar i henhold               til den til enhver tid gældende lovgivning af indsender.

§ 3     Foreningen er upolitisk. For at have stemmeret til generalforsamlinger, skal man være betalende medlem og fyldt 18               år. Kontingentet opkræves én gang årligt.

§ 4     Slægtsfester betales af deltagerne.

§ 5     De omkostninger, der er nødvendige til realisering af foreningens formål, fastsættes af den ordinære

          generalforsamling for 2 år ad gangen, på grundlag af et af bestyrelsen fremlagt budget for de kommende 2     

          regnskabsår.

§ 6     Bestyrelsen består af 5 medlemmer, der vælges på den ordinære generalforsamling. 2 hhv. 3 medlemmer er på valg     

           hvert andet år. Det tilstræbes, at have så bred en slægtsrepræsentation fra slægtsfamilierne, som muligt. Der kan   

           dispenseres for samlever. Ved skilsmisse udtræder evt. fraflyttende ægtefælle af bestyrelsen. Bestyrelsenkonstituerer             sig selv og genvalg kan finde sted. Er der flere kandidater skal der være skriftlig afstemning. Bestyrelsen fastsætter i   

           øvrigt selv sin forretningsorden og fører protokol over forhandlingerne og de af bestyrelsen trufne beslutninger.     

           Protokollen underskrives af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen kan til løsning af specielle     

           opgaver nedsætte udvalg, der kan bestå af foreningens medlemmer udenfor bestyrelsen, dog skal udvalgsformanden             altid være et ordinært bestyrelsesmedlem.

§ 7     Evt. eksklusion af et bestyrelsesmedlem kan kun ske, hvis der er store samarbejdsvanskeligheder og der sker         

           dispositioner af foreningens midler uden om bestyrelsen. Ekskludering skal vedtages på en generalforsamling. Et     

           ekskluderet medlem kan ikke genvælges til bestyrelsen.

§ 8     Bestyrelsesmøder afholdes så ofte, formanden finder det nødvendigt, eller når mindst 2 bestyrelsesmedlemmer   

           forlanger det. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 3 medlemmer er til stede. I tilfælde af stemmelighed   

           bortfalder et fremsat forslag. Såfremt et medlem udtræder af bestyrelsen, skal denne snarest muligt konstituere sig   

           med en suppleant. Suppleanter indtræder i bestyrelsen i den rækkefølge, de er valgt. Konstitueringen er gældende   

           indtil næste ordinære generalforsamling.

§ 9     Kassereren varetager foreningens indtægter og udbetalinger og har med fuldmagt fra bestyrelsen ret til at disponere   

           over likvide midler via netbank. Kassereren fører en, af bestyrelsen autoriseret kassebog eller benytter et PC-baseret   

           regnskabsprogram, samt medlemsprotokol. Den opdaterede medlemsprotokol skal være tilgængelig for bestyrelsen.   

           Kassereren attesterer alle bilag. Foreningens formue skal henstå på en konto i et anerkendt pengeinstitut og der kan   

           kun hæves på denne ved underskrift af kassereren og formanden (eller i forbindelse med underskrift af et af de øvrige

           bestyrelsesmedlemmer.) Foreningens regnskabsår er fra 1/1 – 31/12. Årsregnskab afleveres af kassereren til den af   

           generalforsamlingen valgte revisor inden den 31/1. Regnskabet skal foreligge fuldt færdigt og revideret senest 28/2.   

           Den, på generalforsamlingen valgte, revisor skal mindst 1 gang årligt uanmeldt foretage revision af foreningens   

           regnskaber og konstatere tilstedeværelse af foreningens midler. Lån kan kun optages i forbindelse med udgivelse af

           ny slægtsbog og efter vedtagelse på en generalforsamling.

§ 10  Generalforsamlingen er højeste myndighed for foreningen. Kun den kan ændre eller ophæve vedtægterne. Den     

          ordinære generalforsamling afholdes hvert andet år, anden weekend i september måned. Medlemmerne skal     

          indkaldes ved skriftlig meddelelse med mindst 21 dages varsel. Generalforsamlingen ledes af en dirigent valgt af   

          forsamlingen. Dirigenten må ikke være bestyrelsesmedlem eller revisor i foreningen. Indkaldelsen skal indeholde

          dagsorden samt meddelelse om hvilke emner, der yderligere vil være til behandling. På generalforsamlingen og     

          ekstraordinære generalforsamlinger kan kun træffes afgørelser vedrørende emner, der er optaget i den udsendte     

          dagsorden.

§ 11    Ekstraordinære generalforsamlinger afholdes, når bestyrelsen skønner det nødvendigt, eller når mindst 1/3 af   

           foreningens stemmeberettigede medlemmer fremsætter ønske herom. Indkaldelsen skal ske på samme måde som   

           den ordinære generalforsamling, dog med 14 dags varsel og med angivelse af de til forhandling fremsatte emner.

§ 12    På den ordinære generalforsamling skal følgende punkter indgå i dagsordenen:

           1) Valg af dirigent og stemmetællere.

           2) Formandens ( bestyrelsens) beretning.

           3) Forelæggelse af de reviderede regnskaber til godkendelse.

           4) Fremlæggelse af budget og fastsættelse af kontingent for de kommende 2 år.

           5) Indkomne forslag.

           6) Valg af 2 eller 3 bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter.

           7) Valg af 1 revisor og 1 revisorsuppleant.

           8) Eventuelt.

           Der skal altid være 5 bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter og man sidder i 4 år. Forslag fra medlemmerne, der     

           ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal skriftligt være modtaget af formanden senest 7 dage før   

           generalforsamlingen.

§ 13    De på generalforsamlingen vedtagne beslutninger og drøftelser indføres i foreningens forhandlingsprotokol, der   

           underskrives af dirigenten og de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer.

§ 14    Opløsning af foreningen kan kun ske ved at 2/3 af foreningens stemmeberettigede medlemmer stemmer for. Hvis ¾   

           af de fremmødte stemmer for opløsning af foreningen indkaldes der til ekstraordinær generalforsamling. Hvis 2/3 af               foreningens medlemmer ikke er fremmødte, indkaldes der til ny ekstraordinær generalforsamling med dette ene     

           punkt på dagsordenen, senest 3 måneder efter ordinær eller ekstraordinær generalforsamling. Denne seneste   

           ekstraordinære generalforsamling kan endeligt opløse foreningen hvis ¾ af de fremmødte stemmer for. I tilfælde af   

           foreningens opløsning tilfalder foreningens nettoformue Hjortshøj Egnsarkiv (Evt. gæld fordeles blandt   

           slægtsforeningens medlemmer.)

§ 15    Foreningens til enhver tid gældende vedtægter skal godkendes af medlemmerne på en ordinær generalforsamling.